I 5 punti chiave per la gestione efficace dei tuoi progetti

Quali sono le attività chiave da svolgere per realizzare progetti di successo?

In rete troverai tante fonti autorevoli e, nelle librerie, approfondite guide sull’argomento. In questo articolo ho voluto sintetizzare l’approccio pratico di riferimento ed i punti chiave del percorso da compiere: solo linee guida essenziali per avere fin da subito un quadro chiaro e praticabile, un aiuto concreto per raggiungere efficacemente i tuoi obiettivi di progetto.

Troverai anche alcuni link utili a strumenti e tecnologie che ti consiglio di provare. Spero che al termine di questa breve lettura potrai disporre di qualche freccia in più a disposizione per il tuo arco da project manager di successo! Allo stesso modo, se hai consigli o riferimenti da condividere, sarei felice di ricevere un tuo parere.

Bene, pronto a scoprire i punti chiave? Ok, iniziamo!

Le fasi per il successo del tuo progetto

Per gestire al meglio un progetto bisogna comprendere come strutturarlo in fasi affrontando, in ciascuna di queste, i punti critici: dal contesto da cui si origina agli obiettivi, dalla pianificazione dei risultati da raggiungere fino alla verifica di completamento e chiusura. Uno dei riferimenti più completi in materia è il Project Management Book of Knowledge (PMBOK) pubblicato dal PMI (Project Management Institute), senz’altro eccellente ma troppo corposo e denso di contenuti per poter dare risposte rapide e puntuali. In questo articolo mi propongo di estrarre l’essenziale dai riferimenti di mercato ed arricchire le best pratices con schemi pronti e link ad utili tool presenti online.

Lo schema base delle fasi da seguire è il seguente:

• Inizializzazione del progetto
• Pianificazione
• Esecuzione
• Monitoraggio e controllo
• Chiusura del progetto

Ciascuna fase deve essere eseguita al meglio secondo criteri che, nati dalla pratica, si sono affermati nell’esperienza dei project manager.

Vediamo i punti chiave dietro ciascuno di essi.

1. Inizializzazione

Siamo nella prima fase, probabilmente la più delicata in cui il progetto deve partire sulla spinta di un bisogno da soddisfare (in genere espresso dal cliente) e con il supporto di un team da organizzare e condurre al meglio fin  dalla partenza. E’ necessario portare alla luce qualunque informazione utile a definire lo scopo, costi e risorse del progetto.

Il prodotto estratto da questa fase è il documento di definizione del progetto in cui vanno riportati gli obiettivi e ciò che è necessario per per poterlo condurre con successo. Questo documento va condiviso con tutte le parti interessate, dai clienti al team interno, ai collaboratori. Obiettività, condivisione e trasparenza sono le parole chiave di questa fase poiché è proprio in questi primi momenti che il project manager comprende se il progetto è realizzabile oppure no e, per farlo, ha bisogno della comprensione del punto di vista di tutti i ruoli coinvolti. Per questo è necessario identificare tutti gli elementi in gioco e gli attori che verrebbero ad essere coinvolti dalla realizzazione del progetto: bisogna essere sicuri che tutti condividano gli scopi del progetto e siano consapevoli del problema che si intende risolvere.

Il documento di definizione del progetto è sostanzialmente costituita da 3 elenchi successivi in cui si riportano scopi, costi e risorse.

Gli elenchi di domande guidano il project manager nel condurre un’indagine completa per determinare gli obiettivi e proporre soluzioni adeguate. Una volta approvati, obiettivi e soluzioni, potrai procedere alla fase successiva.

Al termine di questa fase  bisogna poter rispondere con consapevolezza:

il progetto è realizzabile?

Quali sono le domande guida della fase di inizializzazione?

Eccole:

• Definisci il COSA: quali sono il contesto, la visione e gli obiettivi di progetto?
• Identifica il PERCHE’: quale scopo intendiamo perseguire e quali sono i risultati da ottenere?
• Analizza il COME: quali sono le possibili soluzioni? Conduci un’analisi di fattibilità.
• Determina i VINCOLI di costo e simula il caso di business: quali sono i costi e i benefici della soluzione?
• Identifica CHI sono i soggetti coinvolti (non solo il cliente): chi sono le persone su cui incide il progetto e la sua soluzione, cosa pensano della questione e quali sono i loro bisogni?

In entrambe le metodologie Prince2 [ref. https://it.wikipedia.org/wiki/PRINCE2] e PMI [ref. https://en.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge] il risultato di questa fase è condensato in un documento detto PID, Project Initiation Document. In realtà molto spesso può bastare un documento che delinei bene lo “statement of work” (SoW) e che risponda sinteticamente ai punti riportati.

CONSIGLIO PRATICO e MODELLO

Per aiutarti nella stesura di questo documento, sintetico ma completo per gettare luce su tutti i punti del progetto, puoi adoperare una semplice checklist che attraversa i punti sopra elencati. Ne ho preparato una che puoi scaricare gratuitamente da qui http://bit.ly/checkPID

2. Pianificazione

Dopo l’approvazione del documento iniziale è possibile iniziare la progettazione. Questa è probabilmente la fase più critica: un errore in questa fase può comportare l’impossibilità di consegnare il progetto in tempo o di rimanere nella stima dei costi.

La pianificazione consente di definire tutto il lavoro da fare e crea la tabella di marcia cui attenerti per il resto del progetto.

Nella fase di pianificazione cerchi di capire da cosa parti, quali sono i passi d’avanzamento da compiere cercando di rispondere alle domande: cosa faremo esattamente, come lo faremo, quando lo faremo e come sapremo di aver completato ciascun avanzamento?

Per pianificare correttamente un progetto senza dimenticare nulla, è possibile seguire la seguente scaletta:

• Crea un Piano di Esecuzione: identifica le fasi, attività e vincoli; assegna i tempi e disegna la timeline del progetto. Ti puoi aiutare, via via che procedi alla creazione del piano, visualizzando il diagramma WorkBreakdown oppure puoi lavorare direttamente con tool di progettazione di diagrammi di Gantt. Rispetto al diagramma di Gantt che talvolta è presente anche nel PID, questo sarà più dettagliato e va preparato nell’ottica di utilizzarlo quando il progetto si troverà in esecuzione, per interpretare rapidamente lo stato d’avanzamento;

• Crea un Piano Finanziario: niente di complicato, definisci il budget del progetto e la stima dei costi complessivi; ti servirà in un primo momento per stabilire un ordine di grandezza entro cui rientrare. Il taglio preciso del fabbisogno finanziario verrà stimato quasi automaticamente in base all’assegnazione delle risorse utili alla realizzazione delle attività definite nel piano di esecuzione;
• Crea un Piano delle Risorse: costruisci il team giusto con le competenze richieste dal progetto e verifica la disponibilità delle risorse necessarie per consegnare il progetto; assegna tali risorse alle attività definite nel piano di esecuzione e controlla di rientrare nel budget del piano finanziario e, se non riesci, rivedi il piano di esecuzione con l’assegnazione di risorse; procedi in modo iterativo, verificando ciascuna attività e, alla fine, la correlazione tra di esse;
• Crea un Piano dei Rischi: identifica tutti i possibili rischi, le ipotesi, problematiche e dipendenze, assegna le responsabilità e sviluppa un piano per ridurre i rischi individuati e stabilisci come gestire le problematiche eventuali; per aiutarti parti seguendo la traccia dei requisiti definiti nel documento PID e poi passa ad analizzare le ipotesi che sostengono il piano di esecuzione, finanziario e delle risorse;
• Crea un Piano di Accettazione stabilendo i criteri per assegnare lo status “FATTO” o “CONSEGNATO” ad ogni attività: in pratica imposta le domande o le proprietà che devono essere soddisfatte dalle attività per definirle completate;
• Crea un Piano di Comunicazione elencando tutti i soggetti interessati e pianifica una cadenza per inviare loro aggiornamenti;
• Crea un Piano di Approvvigionamento con i fornitori di terze parti e ottieni ottieni il loro consenso sui termini;
• Crea il documento Project Statement of Work (SoW) che comprende  obiettivi e parametri di approvazione del progetto

A questo punto dovrai ottenere l’approvazione del SoW e procedere!

3. Esecuzione

Ed eccoci nella fase in cui il progetto prende vita: i “piani” diventano “azione”.

Le prime attività che un project manager compie a questo punto sono:

• convocare ciascun membro del team facendo dei briefing in cui si esaminano le regole fondamentali cui attenersi, gli strumenti di collaborazione e il loro uso;
• poi presentare i membri della squadra tra loro;
• rendere disponibili al team tutte le risorse necessarie, secondo il piano;
• dare l’avvio alle attività di ciascun membro del team secondo le tempistiche  definite nel piano.

Durante la fase di esecuzione, il project manager è costantemente impegnato  nel seguire, monitorare e coordinare il lavoro del team sviluppando, assieme a membri del team e, con i referenti esterni al team, sessioni di focalizzazione sul progetto, creazione e verifica della documentazione di controllo, utile ad attestare il passaggio da un’attività, completata, alla successiva. Queste attività si susseguono iterativamente e continuamente, fino alla consegna definitiva. Lo scopo fondamentale dell’attività del project manager nella fase di esecuzione è mantenere il progetto nella traccia pianificata, intervenendo con manovre di aggiustamento, in caso di bisogno.

Le capacità che il project manager deve esercitare in questa fase sono:

• Leadership: in modo da diffondere la visione di successo al team;
• Controllo operativo: saper interpretare lo stato d’avanzamento di ciascuna attività attivandone i criteri di verifica;
• Efficacia e coesione del team: i membri devono avere chiaro il loro ruolo e ciò che si attende realizzino in modo collaborativo e coordinato;
• Gestione del cliente: fare in modo che la comunicazione con il cliente sia sempre fluida e che le consegne intermedie possano essere soddisfacenti;
• Comunicazione: verificare che, in ogni momento, le informazioni scorrano tra le persone giuste utilizzando il canale adeguato.

4. Monitoraggio e controllo

Per tenere l’ “esecuzione in traccia”  quest’attività va sviluppata in parallelo alla fase 3 di esecuzione.

Il project manager deve stilare i report delle performance, monitoraggio e controllo del progetto.

Per realizzare quest’attività nel modo migliore è necessario impostare i canali da cui reperire i dati di monitoraggio, come e con quale cadenza catturarli e come fare il confronto con il piano definito.

In particolare, vanno confrontati i task completati, il budget speso e l’allineamento dei tempi con il piano originale. In questa fase il project manager decide se effettuare aggiustamenti alla rotta mantenendo sempre il cliente al corrente e tenendo d’occhio i limiti di tempo e di budget.

Le tipologie di attività legate a questa fase sono:

• Gestione dei costi e tempi, verificando i time-sheets, le timeline, registrazioni di spesa e i tempi effettivi;
• Gestione della qualità, revisionando le consegne ed i criteri di approvazione;
• Gestione dei rischi, che comprende monitoraggio, controllo e gestione dei rischi al fine di ridurre la possibilità che emergano problematiche;
• Gestione dell’accettazione, impostando i controlli e conducendo le verifiche di accettazione e di usabilità da parte degli utenti secondo le necessità del cliente;
• Gestione dei cambiamenti, veicolando il superamento di fasi di riassestamento del progetto in base alle necessità ed ai cambiamenti sorti in corso d’opera.

5. Chiusura del progetto

Il project manager deve gestire il progetto anche nella fase in cui viene chiuso. La maggiore eredità di un progetto chiuso è data dall’esperienza accumulata durante l’intero percorso e, per capitalizzare tale esperienza, è importante fare uno o più incontri con il team in cui si ripercorrono i punti di forza e debolezza incontrati, evidenziando ciò che si è acquisito, di nuovo e di utile, al fine di poterne far uso in un progetto successivo.

Se si tratta di un progetto concluso con successo, il successo va condiviso e tutti devono potersi riconoscere, per la propria parte, in esso. Potrò sembrare superfluo, ma questa fase è importantissima per fare team e crescere come project manager.

In sintesi, in fase di chiusura progetto, il project manager svolge:

• Analisi delle performance, evidenziando l’accuratezza delle stime iniziali  oltre che dei costi ed i benefici ottenuti, come si sono affrontati i cambiamenti e come sia cambiato il piano in corso d’opera
• Analisi del team, evidenziando come i membri hanno affrontato le sfide, i successi e gli insuccessi, la loro capacità collaborativa e di comunicazione
• redazione dei documenti di consegna con la chiusura dei documenti relativi anche agli accordi con terze parti e fornitori
• redazione della revisione finale con esperienza acquisita e suggerimenti per migliorare.

Conclusioni

Come si è potuto vedere, i 5 punti chiave analizzati rappresentano intere fasi che sottendono, a loro volta, molti compiti da svolgere, ciscuno di essi decisivo per la buona riuscita di un progetto.

Mi piacerebbe sapere cosa ne pensi e se, nella pratica di lavoro che hai finora incontrato, hai avuto modo di partecipare in progetti sistematizzati secondo una metodologia Prince2 / PMI o con uno modello simile a come schematizzato in questo breve articolo.

Grazie!